지식 재정의; 축적과 활용 — 전략·기획 단계 적용 사례

실무 이야기 · AVDE

포트폴리오 검토 자리에서 자주 나오는 장면이 있습니다.
누군가 후보를 하나 올립니다. 그러면 좌중에서 이런 말이 나옵니다.
"그거 예전에 검토했다가 접지 않았나요."

그리고 대체로 여기서 멈춥니다. 언제였는지, 왜 접었는지, 그 사유가 지금도 유효한지를 아무도 확인하지 못합니다.
결국 그때 그 자리에 있었던 사람의 기억에 의존합니다.

지난 글에서 지식을 연결하는 구조를 다뤘습니다. 오늘은 그 구조가 전략과 Project Pool 단계에서 실제로 어떻게 생겼는지를 보여드리겠습니다.

먼저 구조를 짧게 확인하겠습니다

지난 글에서 정리한 내용입니다. 처음 보시는 분을 위해 요약하겠습니다.

표준화된 활동 코드 하나를 단위로 지식이 모입니다. 이 단위를 Knowledge Package라고 부릅니다.

여기에 네 개 층이 담깁니다.

1·2층은 사람이 정의하고, 3·4층은 업무가 채웁니다.

이제 전략 단계에서 이것이 어떻게 생겼는지 보겠습니다. 제약 분야를 예로 들었지만 구조는 산업과 무관합니다.

1층 · 정의

이것이 블록의 규격입니다. 어느 상황에서 수행하든 이 정의는 동일합니다.

2층 · 유형별 설정

여기서 "유형"이 무엇인지 짚고 가겠습니다. 두 가지가 함께 작용합니다.

프로젝트 유형 — 그 활동이 어떤 성격의 일에 속하는가. 탐색형인지 개량형인지 위탁형인지.

수행 상황 — 같은 활동이 어떤 맥락에서 수행되는가. 방향을 새로 정하는 자리인지, 이미 정한 것을 다시 보는 자리인지.

2층 설정은 이 둘의 조합으로 결정됩니다. 아래에서는 수행 상황에 따른 차이를 보여드리겠습니다.

전략 수립 시 (전사 방향을 설정하거나 갱신할 때)

전략 재검토 시 (전략에 영향을 미칠 상황이나 정보가 발생했을 때)

방향을 정하는 자리에서는 배분과 정합성이 핵심이고, 재검토하는 자리에서는 기존 판단과의 관계가 핵심입니다.

3층 · 수행 인스턴스

먼저 짚어둘 것이 있습니다. 아래 내용은 한 사람이 한 자리에서 입력하는 것이 아닙니다.

11월부터 12월까지 두 달에 걸쳐 후보를 평가하고, 심의하고, 결정하는 과정에서 각각 생성된 것을 한 화면에 모아 놓은 것입니다. 평가표는 평가하면서 만들어지고, 기각 사유는 심의에서 정해지고, 전제는 확정할 때 함께 기재됩니다.

그리고 이 대부분은 지금도 어딘가에서 만들어지고 있습니다. 다만 파일과 회의록에 흩어져 있고, 일부는 회의석상에서 소멸할 뿐입니다.

후보 평가 결과

산출 문서

후보평가표_2024전략_20231204.xlsx
포트폴리오배분안_20231211.pptx
심의결과서_20231215.pdf

판단  DEC-2023-1215

전제

여기서 주목하실 부분은 기각 사유와 전제입니다. 대부분의 조직에서 이 둘은 기록되지 않습니다. 채택된 것만 계획으로 넘어가고, 나머지는 그 자리에서 소멸합니다.

4층 · 관계

이 층은 업무를 수행하면 자동으로 생성됩니다.

보류와 폐기가 관계로 남아 있다는 점이 중요합니다. Pool에서 제거되는 것이 아니라 상태를 가지고 잔류합니다.

그리고 이 층은 사람이 입력하는 것이 아닙니다. 후보를 채택하면 귀속 관계가 생기고, 판단을 기록하면 계보가 이어지고, 전제를 등록하면 파급 경로가 만들어집니다. 업무를 수행한 결과로 자동 생성됩니다.

이 구조가 만드는 장면

하나, 인허가 요건 개정 논의가 보도되었을 때.

전제 PRE-2023-0912를 조회하면 그 전제를 근거로 한 판단과 영향받는 과제 두 건이 즉시 나옵니다. 각 담당자에게 확인을 요청하고 회신을 취합할 필요가 없습니다.

그리고 전제 상태가 유효에서 감시중으로 전환되면서 재검토 안건이 자동으로 상정됩니다. 그 결과가 DEC-2024-1002이고, 이것은 DEC-2023-1215에서 파생된 판단으로 계보에 이어집니다.

둘, 2년 뒤 이상지질 단일제가 다시 제안되었을 때.

CAN-043이 Pool에 남아 있습니다. "시장 규모가 최소 손익분기에 미달, 단독제 라인 축소 방향과 상충"이라는 기각 사유가 그대로 조회됩니다.

그러면 질문이 바뀝니다. "이거 예전에 안 됐던 것 아닌가"가 아니라 "그때 그 조건이 지금은 달라졌습니까"가 됩니다. 시장 규모가 커졌는지, 라인 정책이 바뀌었는지만 확인하면 됩니다.

셋, CAN-042의 원료 공급사가 확보되었을 때.

보류 사유가 해소된 것입니다. 전제 PRE-2023-0913의 감시 조건이 충족되면서, Pool에서 대기하던 후보가 재검토 대상으로 상정됩니다.

사람이 기억해서 꺼내는 것이 아닙니다. 보류는 조건부 상태이고, 그 조건이 데이터로 존재하기 때문입니다.

넷, 신임 연구기획 담당자가 부임했을 때.

ACT-STR-040 코드로 조회하면 지난 세 번의 수립 이력이 나옵니다. 어떤 기준으로 평가했는지, 무엇이 채택되고 무엇이 왜 기각되었는지, 그 판단이 이후 어떻게 변경되었는지가 한 줄기로 확인됩니다.

인수인계 문서가 아니라 업무 자체에서 확인합니다.

갱신은 이렇게 일어납니다

체크리스트 ⑤번 — 3년 내 유사 후보 검토 이력 확인 — 은 처음부터 있던 항목이 아닙니다.

2023년 수립 당시, 2년 전에 기각한 것과 사실상 동일한 후보를 다시 검토하느라 두 달을 소요한 일이 있었습니다. 그 뒤에 추가되었습니다.

3층에서 발생한 손실이 2층 항목으로 승격된 사례입니다.

그리고 그 항목이 추가된 덕분에 2024년 수립에서는 CAN-043 검토 시 과거 이력이 즉시 확인되었습니다.

이것이 앞선 글에서 이야기한 갱신입니다. 항목이 늘어나는 것이 아니라, 지금 조건에서 필요한 것으로 맞춰지는 것입니다.

이 단계에서 특히 중요한 것

전략 단계의 Knowledge Package에는 다른 단계와 구별되는 특징이 있습니다.

기각안이 자산입니다.

실행 단계에서는 수행 결과가 자산이지만, 전략 단계에서는 검토했으나 선택하지 않은 것이 그에 못지않습니다. 회사가 무엇을 고민했고 어떤 기준으로 걸렀는지가 거기 담겨 있기 때문입니다.

전제가 가장 넓게 파급됩니다.

전략 단계의 전제 하나가 흔들리면 그 아래 과제 전체가 재검토 대상이 됩니다. 실행 단계의 전제는 해당 과제에 국한되지만, 여기는 다릅니다. 그래서 감시 조건 설정이 특히 중요합니다.

판단의 계보가 길게 이어집니다.

전략은 매년 수립되고 수시로 조정됩니다. 그 변경이 계보로 이어져 있으면, 회사가 이 영역을 어떻게 다뤄 왔는지가 한 줄기로 보입니다. 방향이 흔들렸는지 일관되었는지, 무엇 때문에 바뀌었는지요.

정리하면 이렇습니다.

활동 코드 하나에 정의와 설정과 수행 이력과 관계가 함께 담깁니다. 전략 단계에서는 과제 후보 평가가 그 단위가 됩니다.

기각 사유와 전제가 남는 것이 핵심입니다. 채택된 것만 남기면 회사가 무엇을 고민했는지가 소멸합니다.

보류는 조건부 상태로 잔류합니다. 그 조건이 데이터로 있으니, 충족되면 자동으로 재검토 대상이 됩니다.

전제의 파급이 가장 넓은 단계입니다. 여기서 전제 하나가 흔들리면 하위 과제 전체가 걸립니다.

다음 글에서는 같은 구조가 실험과 연구노트 단계에서 어떻게 생겼는지를 다루겠습니다. 층위는 다르지만 구조는 동일합니다.