국가연구개발사업 연구노트 지침 정리 — 대상·작성·서명·30년 보존

국가연구개발혁신법 제35조, 같은 법 시행령 제65조, 「국가연구개발사업 연구노트 지침」(과기정통부고시 제2021-102호)을 기준으로 연구노트를 누가 써야 하는지, 어떤 요건을 갖춰야 하는지, 확인·점검과 30년 보존·소유·열람 규정, 그리고 현행 지침에서 전자연구노트가 어떤 기준으로 인정되는지 정리했습니다.

국가연구개발사업 협약서를 받으면 "연구노트를 작성·관리해야 한다"는 문구가 붙어 있습니다. 그런데 막상 무엇을, 어떤 양식으로, 언제까지 보관해야 하는지 물으면 답이 엇갈립니다. 예전 지침 내용과 지금 지침 내용이 섞여서 돌아다니기 때문입니다.
이 글은 현재 시행 중인 법령과 고시 원문을 기준으로 "누가, 무엇을, 어떻게, 얼마나 오래"를 정리합니다.

1. 근거는 세 단계로 내려옵니다

연구노트 의무는 한 문서에 다 들어 있지 않습니다. 법 → 시행령 → 고시(지침) → 기관 자체규정 순서로 내려옵니다. 이 구조를 알면 "지침에 양식이 왜 없느냐"는 질문이 풀립니다.

지침 제1조도 스스로를 "연구개발기관의 장이 연구노트의 작성·관리에 관한 자체지침을 마련하여 운영하는데 활용할 수 있도록" 만든 문서라고 밝힙니다. 즉 지침은 최소 기준이고, 구체적인 방법은 기관이 정하도록 비워 둔 구조입니다.

2. 누가 연구노트를 써야 합니까

지침 제3조는 "이 지침은 모든 국가연구개발사업의 연구개발과제에 적용한다"고 정합니다. 대학·출연연만의 이야기가 아닙니다. 국가R&D 과제를 수행하는 기업, 기업부설연구소도 연구개발기관으로서 같은 의무를 집니다.

• 연구개발기관: 자체규정을 마련·운영하고(지침 제5조①), 소속 연구자가 연구노트를 작성하도록 관리합니다(제8조①).
• 연구자: 기관 자체규정에 따라 작성·관리 의무를 성실히 이행합니다(제6조). 지침의 "연구자"에는 기관에 소속되지 않은 참여자도 포함됩니다(제2조제3호).
• 공동 과제: 한 과제에 여러 기관이 참여하면 기관마다 각각 작성하는 것이 원칙입니다(제8조④).
• 작성 단위: 연구자별로 따로 쓰게 하거나, 하나의 노트를 여러 연구자가 함께 쓰게 할 수 있습니다. 어느 쪽이든 모든 연구자가 작성하는 것이 원칙입니다(제8조⑤).

보고서로 갈음할 수 있는 경우

지침 제8조제3항은 예외를 둡니다. 협약 당사자가 인정하는 경우, 다음은 연차보고서·최종보고서(단계보고서 포함) 작성을 연구노트 작성으로 볼 수 있습니다.

• 기관 특성: 개인사업자, 창업초기기업 등 연구노트를 관리하기 어렵다고 인정되는 연구개발기관
• 과제 특성: 사전조사·기획평가, 연구개발과제의 조정·관리, 인문·사회 분야, 인력양성, 기반구축 등 연구노트 작성 필요성이 크지 않다고 인정되는 과제

창업 초기 기업이라고 자동으로 면제되는 것이 아니라 협약에서 그렇게 정해져야 한다는 점을 놓치기 쉽습니다. 협약서와 협약 부속 문서를 먼저 확인하십시오.

3. 무엇을, 어떻게 써야 합니까

지침은 양식을 정해 주지 않습니다. 대신 자체규정이 반드시 담아야 할 조건 세 가지를 못박아 둡니다.

자체규정에 보통 들어가는 항목

아래는 법령이 직접 요구하는 내용이 아니라, 위 조건을 충족하기 위해 기관들이 흔히 자체규정에 넣는 항목입니다. 우리 기관 규정을 점검할 때 체크리스트로 쓰실 수 있습니다.

• 작성 주기: 실험·연구 수행 당일 기록을 원칙으로 할지, 주 단위 정리를 허용할지
• 기재 항목: 과제명·과제번호, 목적, 재료·조건, 방법, 결과, 고찰, 원자료(raw data) 위치
• 수정 방식: 지우지 않고 수정 이력을 남기는 방법(서면이면 두 줄 긋기와 서명, 전자면 변경 이력 자동 보존)
• 확인 절차: 누가 "확인자"가 되는지, 얼마나 자주 확인·서명하는지
• 첨부 자료: 장비 출력물, 사진, 파일을 노트와 어떻게 연결해 보관할지
• 보관·반출: 담당 부서, 과제 종료·연구자 퇴직 시 회수 절차, 열람 신청 방법

4. 서명과 점검은 어떻게 합니까

지침은 "확인자"를 "연구노트의 내용을 확인하고 서명하는 사람"으로 정의합니다(제2조제8호). 다만 확인 주기나 확인자의 자격은 정하지 않고 자체규정에 맡깁니다. 연구책임자나 팀장이 정기적으로 확인·서명하도록 정하는 기관이 많습니다.

점검은 두 층위에서 일어납니다.

• 정부의 실태점검: 중앙행정기관의 장은 연구개발기관이 자체규정을 마련해 실효성 있게 운영하는지 점검할 수 있습니다(지침 제13조).
• 과제 평가: 과기정통부의 「국가연구개발혁신법 매뉴얼」(2026년 7월판)은 연구 수행과정 평가지표 예시로 "연구노트 작성·관리 자체규정 지침 수립 여부 및 작성의 충실성"을 들고 있습니다. 평가 단계에서 연구노트가 실제로 들여다볼 대상이 될 수 있다는 뜻입니다.

5. 누구 소유이고, 얼마나 보관합니까

또 하나 기억할 조항이 있습니다. 지침 제5조③은 기관이 연구노트를 과제 관리, 연구의 연속성 유지, 지식재산권 보호에 활용해야 하며 "연구자를 통제할 목적으로 활용하여서는 아니 된다"고 정합니다. 연구노트를 근태 감시 도구처럼 운영하면 지침의 취지와 어긋납니다.

30년이라는 숫자가 의미하는 것

종이 노트는 30년 동안 보관 공간과 훼손 위험이 문제입니다. 전자 기록은 다른 문제가 생깁니다. 파일 형식이 바뀌고, 서버가 교체되고, 담당자가 바뀝니다. 30년 뒤에도 열 수 있고, 그동안 바뀌지 않았다고 설명할 수 있는 상태로 남기는 것이 실제 과제입니다.

6. 전자연구노트는 어떤 요건을 갖춰야 인정됩니까

이 부분이 가장 많이 오해되는 지점입니다.

2022년 1월 시행된 현행 지침에서는 예전에 있던 "전자연구노트"와 "서면연구노트"의 정의가 삭제되었습니다(제2조제5호·제6호 삭제). 과기정통부 「국가연구개발혁신법 매뉴얼」도 이 변화를 "과도한 기준 완화"로 설명하며, 종전에는 서면연구노트 또는 전자연구노트였던 요건을 "연구개발기관 자체규정에 따라 다양한 형식 가능"으로 바꾸었다고 정리합니다.

그래서 현재는 이렇게 이해하시는 것이 정확합니다.

• 현행 지침에는 정부가 특정 전자연구노트 제품을 인정하거나 인증하는 절차가 규정되어 있지 않습니다.
• 전자연구노트도 결국 지침 제7조②의 조건(기록 날짜, 기록자, 위·변조 확인)을 충족하도록 기관이 자체규정에서 정하고, 그 규정대로 운영되는지가 기준입니다.

따라서 전자연구노트를 고르거나 자체규정에 반영할 때는 다음 질문에 "예"라고 답할 수 있어야 합니다.

기술적인 무결성 장치(감사추적, 시점인증, 데이터 봉인)에 대해서는 [전자연구노트 3편] 데이터 완전성(ALCOA+)·CSV 밸리데이션에서 자세히 다뤘습니다.

7. 자주 받는 질문

엑셀이나 워드 파일로 써도 됩니까?

지침은 형식을 제한하지 않습니다. 다만 일반 문서 파일은 작성일과 작성자를 누구나 바꿀 수 있고 수정 흔적이 남지 않습니다. 제7조②의 "위·변조를 확인할 수 있도록"이라는 조건을 자체규정에서 어떻게 충족시킬지 설명할 수 있어야 합니다.

과제가 끝나면 연구노트는 연구책임자가 가져가도 됩니까?

연구노트는 과제를 수행한 연구개발기관 소유이고(제9조①), 보관 책임도 기관에 있습니다(제10조①). 연구자는 필요한 경우 기관에 사용을 요청하는 구조입니다(제11조④).

전자연구노트 이용료를 과제 연구개발비로 쓸 수 있습니까?

「국가연구개발혁신법 매뉴얼」은 연구활동비 항목으로 "소프트웨어 활용비"(연구개발과제 수행을 위한 소프트웨어의 구입·설치·임차·사용대차 비용 등)와 "클라우드컴퓨팅서비스 활용비"를 두고 있습니다. 소프트웨어 활용비는 원칙적으로 과제(단계) 종료일 2개월 전까지 사용계약을 체결해야 한다는 기한 조건이 있습니다. 실제 계상 가능 여부는 과제의 사업별 운영 지침과 전문기관 해석을 함께 확인하십시오. 자세한 내용은 연구노트·R&D 관리 시스템, 정부 지원으로 도입하는 방법에서 정리했습니다.

과학기술 분야가 아닌 과제는 어떻게 됩니까?

시행령 제65조④에 따라 소관 중앙행정기관이 연구분야 특성을 고려해 지침으로 정하거나 협약으로 정합니다. 해당 부처·전문기관의 안내를 따르셔야 합니다.

8. 정리하면

• 근거: 혁신법 제35조② → 시행령 제65조 → 연구노트 지침(고시 제2021-102호) → 기관 자체규정
• 대상: 모든 국가연구개발사업 과제(기업 포함). 일부 기관·과제는 협약에 따라 보고서로 갈음 가능
• 핵심 요건: 기록 날짜, 기록자, 위·변조 확인이 가능할 것. 형식은 자유
• 보존: 과제 종료일부터 30년(자체규정으로 유형별 조정 가능), 소유와 보관 책임은 기관
• 전자연구노트: 정부 인증 제도가 아니라, 자체규정이 요구하는 조건을 시스템이 실제로 충족하는지가 기준

이알앤에스가 도울 수 있는 부분

지침이 기관에 맡긴 부분, 즉 "우리 연구소는 연구노트를 어떻게 쓰고 확인하고 보관할 것인가"를 시스템으로 옮기는 일이 저희가 해 온 일입니다.

• P-ELN (제약·바이오): 작성자 → 검토자 → 승인자 다단계 전자서명, 변경 사유를 포함한 감사추적, KRISS 시점인증, SHA-256 해시 기반 데이터 봉인을 갖춘 전자연구노트입니다.
• F-ELN (화장품·건강기능식품): 처방 변경 이력 자동 기록과 버전 비교, 결재 완료 후 수정 불가 처리로 처방 기록의 이력을 남깁니다.
• R&D-PMS: 과제별 일정·연구비·산출물을 관리하고, 연구노트·실험데이터·회의록 등 과제 활동 증빙을 과제 단위로 연계해 관리합니다.

자체규정 초안이 이미 있으시다면, 그 규정을 시스템 기능에 하나씩 대응시켜 보는 것부터 함께 해 볼 수 있습니다. 필요하시면 문의하기로 편하게 연락 주십시오.

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이 글은 법령 원문을 바탕으로 한 일반 정보이며 법률 자문이 아닙니다. 개별 과제의 적용 여부는 협약서, 사업별 운영 지침, 전문기관 안내를 우선하시기 바랍니다.
참고: 국가법령정보센터 「국가연구개발혁신법」·「국가연구개발혁신법 시행령」·「국가연구개발사업 연구노트 지침」, 과학기술정보통신부 「국가연구개발혁신법 매뉴얼」(2026년 7월)