기초 데이터 관리 - 시스템 구축에서 간과되는 것

DX·AIX 출발점 - 7

물질·원료, 거래처(고객·벤더), 조직·인력, 과제 유형 코드, 기술분류(技術分類). 여러 프로젝트와 여러 시스템에서 반복해서 참조(參照)되는 데이터를 기초 데이터, 곧 마스터(Master)라 합니다.
3편에서 Data와 Application을 나눴습니다. Application은 조직이 성장하며 바뀌지만 Data는 지켜야 한다고 했습니다. 마스터는 그 Data 중에서도 가장 밑바닥에 있고, 가장 오래 삽니다.

왜 간과됩니까 — 레시피의 사례

프로젝트나 업무 화면(機能)은 눈에 보입니다. 마스터는 안 보입니다. 그래서 시스템 구축에서 늘 뒷전으로 밀립니다.

같은 원료가 부서마다, 담당자마다 다른 이름으로 남는 것이 전형적인 결과입니다. 검색이 안 되고, 집계가 안 되고, 5편에서 다룬 자산화(資産化)가 안 됩니다.

5편에서 화장품·건기식의 레시피·처방 관리를 언급했습니다. 사실 이건 마스터의 문제입니다. 하나의 레시피는 여러 원료(原料)의 조합입니다. 그런데 같은 원료가 이 레시피에서는 A라는 이름으로, 저 레시피에서는 B라는 이름으로 등록되어 있으면 어떻게 됩니까.

원료 하나에는 공급처, 규격, 안전성 자료 같은 관련 정보가 딸려 있습니다. 이름이 갈라지면 이 정보도 갈라지고, 어느 레시피가 실제로 같은 원료를 쓰고 있는지조차 확인할 수 없습니다.

레시피 자체의 버전, 변경 이력, 근거, 상태를 관리하는 일도, 그 안의 원료가 마스터로 정리되어 있지 않으면 출발부터 흔들립니다.

기초 데이터는 별도의 마스터 관리자가 관리해야 합니다

마스터는 여러 부서가 공유합니다. 그래서 각 부서가 업무 중에 임의로 고치면, 다른 곳에서 참조하던 기록과 어긋납니다.

그래서 별도의 마스터 관리자(Master Data Steward)를 두고, 변경은 그 관리자를 거치게 하는 체계가 필요합니다. 업무 담당자가 변경을 요청하면, 관리자가 영향 범위를 확인한 뒤 반영합니다.

이건 3편에서 다룬 "gap이 크면 시스템은 겉돈다"의 반대편 위험을 막는 장치이기도 합니다. 아무나 고칠 수 있으면 오히려 마스터에 대한 신뢰가 깨집니다.

분류 체계는 바뀔 것을 전제로 설계합니다

3편의 원칙대로, 마스터도 처음부터 완벽하게 만들 필요는 없습니다. 다만 분류 코드에는 다른 문제가 있습니다. 기술이 늘면 코드가 추가되고, 하나의 분류가 너무 커지면 분할되고, 때로는 통합됩니다.

핵심은 속성(屬性)을 혼합하지 않는 것입니다. 기술 성격, 용도, 개발 단계 같은 서로 다른 속성을 코드 하나에 뭉쳐 넣으면, 그중 하나가 바뀔 때 나머지 속성까지 함께 흔들립니다. 속성마다 독립된 축(軸)으로 설계해 두면, 한 축이 바뀌어도 다른 축은 그대로 남습니다.

마스터는 자산이고, 프로젝트는 그 자산을 순환시킵니다

여기서 기술분류가 다른 마스터와 결정적으로 다른 역할을 합니다. 물질·거래처 같은 마스터가 "정확한 이름을 맞추는 것"이라면, 기술분류는 프로젝트에 참여하지 않은 사람도 회사의 Knowledge에 접근하게 하는 열쇠입니다.

구조는 이렇습니다.

이 순환(循環)이 곧 기업의 Resource입니다. 참여자만 아는 지식이 아니라, 분류 체계만 이해하면 누구나 접근할 수 있는 자산이 됩니다.

이 순환이 돌아가야, 온톨로지(Ontology) 같은 AI 기술이 제대로 작동합니다. AI는 표준화된 자원 위에서만 의미 있는 성과를 냅니다. 분류와 참조 체계가 없는 데이터 더미 위에서는, AI도 그 더미를 넘어설 수 없습니다.

정리 — 시스템보다 먼저 정할 것

물질·거래처·조직·기술분류 같은 마스터는 여러 프로젝트가 공유하는 기초입니다. 그래서 임의로 고칠 수 없고, 별도의 마스터 관리자가 필요하며, 특히 분류 코드는 속성을 혼합하지 않게 설계해야 나중의 변경에도 흔들리지 않습니다.

이 마스터가 갖춰져야 프로젝트의 산출물이 회사의 자산으로 순환되고, 그 위에서 AI도 제대로 작동합니다.

다음 편이 이 시리즈의 마지막입니다. 지금까지 다룬 것을 시스템의 지형으로 정리하겠습니다.

[DX·AIX 출발점 · 3편] 관리 대상 업무 이해 - 성장단계, 처음 구축하는 기업

[DX·AIX 출발점 · 4편] 프로젝트 유형별 관리 - 고객이 있는 B2B 프로젝트

[DX·AIX 출발점 · 5편] 프로젝트 유형별 관리 - 회사가 목표를 정하는 개발 프로젝트