전자연구노트 구축 비용, 무엇이 정합니까
현장의 질문들 - 19
먼저 말씀드리면, 이 글에 금액은 없습니다
같은 전자연구노트라도 회사에 따라 금액이 몇 배씩 차이 납니다. 그래서 숫자를 적으면 오히려 판단을 그르치게 됩니다. 우리 상황과 다른 전제로 계산된 금액이기 때문입니다.
대신 무엇이 그 차이를 만드는지를 정리합니다.
이걸 알면 견적서를 받았을 때 왜 그 금액인지 읽을 수 있습니다. 그리고 견적을 받기 전에 무엇을 정해 두어야 하는지도 보입니다.
비용을 정하는 다섯 가지
하나. 규제 대응 범위
가장 크게 갈리는 항목입니다.
시스템이 제대로 동작한다는 것을 시험하고 문서로 남기는 일, 밸리데이션(CSV)이 붙는지 여부입니다. GMP나 FDA 실사, 고객사 감사가 걸릴 때 요구받습니다.
붙으면 만드는 일보다 증명하는 일이 커집니다. 시험 계획을 세우고, 시험하고, 그 결과를 다시 문서로 남깁니다. 시스템을 만드는 비용과 별도로 계산됩니다.
해당되지 않는다면 이 부담은 없습니다.
둘. 우리 업무에 얼마나 맞출 것인가
그대로 쓰면 저렴하고, 고치기 시작하면 올라갑니다.
우리 업무가 그 제품이 전제한 방식과 비슷하면 설정만으로 됩니다. 많이 다르면 화면과 흐름을 손봐야 하고, 손대는 범위가 곧 금액입니다.
셋. 지금 쓰는 시스템과 얼마나 연결할 것인가
회사에는 이미 여러 시스템이 있습니다. 인사, 회계, 구매, 과제관리, 분석 장비.
전자연구노트가 그중 무엇과 연결되어야 하는지에 따라 달라집니다. 인건비를 보려면 인사와 연결해야 하고, 시약 정보를 가져오려면 구매와 연결해야 합니다. 이런 연결을 흔히 인터페이스라고 부릅니다.
하나씩 늘 때마다 붙습니다. 그리고 연결은 만드는 것보다 맞추는 데 시간이 걸립니다. 양쪽 담당자가 함께 확인해야 하고, 어느 쪽 정보가 맞는지도 정해야 합니다.
넷. 마스터 정비 상태
마스터는 시스템에서 골라 쓸 목록입니다. 시약 목록, 장비 목록, 시험 항목, 분류 체계 같은 것입니다.
실험을 기록할 때 시약 이름을 직접 치는 대신 목록에서 고르게 됩니다. 그래야 같은 시약이 사람마다 다른 이름으로 들어가지 않고, 나중에 찾아집니다.
그리고 목록에는 이름만 담기는 것이 아닙니다.
| 항목 | 함께 붙는 것 |
|---|---|
| 시약 | 로트 번호, 유효기간, 보관 조건 |
| 장비 | 교정 유효기간, 점검 이력, 사용 가능 여부 |
그래서 시약을 고르면 유효기간이 지났는지가 그 자리에서 확인됩니다. 교정이 만료된 장비는 목록에 뜨지 않게 할 수도 있습니다. 기록하는 사람이 매번 따로 챙기지 않아도 됩니다.
문제는 그 목록을 누군가 만들어야 한다는 것입니다.
지금 엑셀에 시약 목록이 있어도 대개 그대로는 못 씁니다. 같은 원료가 여러 이름으로 적혀 있고, 단종된 것이 섞여 있고, 부서마다 다른 표를 씁니다. 그리고 유효기간이나 교정일 같은 정보는 아예 없는 경우가 많습니다.
이걸 하나로 맞추는 일이 실제 작업입니다. 정리되어 있으면 옮기면 되고, 없으면 그 일부터 시작합니다. 그리고 이건 시스템을 만드는 일과 별개의 시간입니다.
다섯. 어느 부서까지 쓸 것인가
연구소만인지, 품질과 생산까지인지.
사람 수보다 부서 수가 중요합니다. 부서가 늘면 일하는 방식이 늘고, 방식이 늘면 화면이 늘어납니다.
의외로 비용을 크게 정하지 않는 것
기능 개수
화면을 몇 개 더 만드는 일보다, 그 화면에 무엇을 담을지 정하는 일이 오래 걸립니다.
기능 목록을 늘리는 것은 비교적 예측이 됩니다. 예측이 안 되는 쪽은 정하는 데 걸리는 시간입니다. 결정권자가 정해져 있지 않거나 부서 간 의견이 갈리면, 개발이 아니라 기다림이 쌓입니다.
사용자 수
라이선스는 사람 수에 따라 늘어납니다. 다만 구축 자체의 부담은 10명이든 50명이든 크게 다르지 않습니다.
사람 수가 아니라 방식의 가짓수가 비용을 정합니다. 50명이 한 가지 방식으로 일하면 단순하고, 10명이 다섯 가지 방식으로 일하면 복잡합니다.
견적이 크게 갈리는 곳
다섯 가지 중에서도 규제 대응 범위가 가장 큽니다.
시스템을 만드는 일과 그것을 증명하는 일이 따로 계산되기 때문입니다. 같은 화면을 만들어도, 검증이 붙으면 그 화면이 제대로 동작한다는 것을 시험하고 문서로 남기는 일이 별도로 붙습니다.
견적을 비교하실 때 "어디까지 검증하는 견적인가"를 먼저 확인하셔야 합니다. 이게 다르면 나머지 항목을 비교해도 의미가 없습니다. 같은 시스템에 대한 견적이 아니기 때문입니다.
그리고 검증 범위는 시스템 전체가 아닙니다. 규제 대상이 되는 기록에 관계된 기능만 대상입니다. 전체를 잡으면 끝나지 않습니다.
견적을 받기 전에 정할 것
견적을 받기 전에 이 넷을 먼저 정하십시오.
| 물어야 할 것 | |
|---|---|
| 하나 | 규제 대응이 필요한가 — 우리에게 해당되는 규정이 있는가 |
| 둘 | 어느 부서까지 쓸 것인가 |
| 셋 | 지금 쓰는 시스템 중 무엇과 연결할 것인가 |
| 넷 | 마스터는 지금 어떤 상태인가 |
이 넷이 정해지지 않은 채 받은 견적은 비교할 수 없습니다. 각 업체가 서로 다른 것을 전제하고 계산했기 때문입니다.
그리고 넷 중 셋은 업체가 대신 정해 줄 수 없습니다. 우리 규정이고, 우리 조직이고, 우리 자료입니다.
견적을 받는 일보다 이걸 정하는 일이 먼저입니다. 정하고 나면 견적이 훨씬 좁은 범위에서 나옵니다.
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