ELN과 PMS는 무엇이 다릅니까

현장의 질문들 - 18

PMS(연구과제관리 시스템)는 과제를 관리하고, ELN(전자연구노트)은 실험을 기록합니다.
둘을 나란히 놓고 어느 쪽을 살지 고민하시는 경우가 많습니다. 그런데 나란히 놓인 것이 아닙니다.
실험은 과제 안에서 벌어지는 여러 활동 중 하나입니다.
과제를 하는 동안 실험만 하는 것이 아닙니다. 자료를 찾고, 회의하고, 계획을 고치고, 보고합니다. PMS는 그 전부를 관리하고, ELN은 그중 실험 하나를 맡습니다.
겹치는 관계가 아니라 포함 관계입니다.

과제는 여러 활동으로 이루어집니다

과제는 여러 활동(Activity)으로 나뉩니다.

활동의 예

• 계획 수립
• 문헌·특허 조사
• 회의와 검토
• 실험
• 결과 분석
• 보고와 승인

PMS는 이 활동들을 관리합니다. 무엇이 언제 시작되고, 누가 맡고, 어디까지 왔는지.

연구원 입장에서는 자신에게 할당된 활동을 수행하고 그 결과를 기록하는 것이 됩니다. 회의를 했으면 회의록을, 조사를 했으면 조사 결과를 남깁니다.

실험도 그 활동 중 하나입니다. 다른 활동과 나란히 놓입니다.

ELN은 실험 활동을 맡습니다

그러면 실험은 왜 따로 시스템이 있을까요.

PMS는 활동이 있었다는 것을 관리합니다. 언제 시작해서 언제 끝났고 누가 했는지. 결과 파일이 붙습니다.

ELN은 그 활동 안에서 무슨 일이 있었는지를 기록합니다. 무엇을 얼마나 섞었고, 어떤 조건으로 했고, 무엇을 봤고, 왜 다음 차수에서 조건을 바꿨는지.

그리고 검증 가능하게 남깁니다. 누가 언제 썼는지, 고친 흔적이 남는지, 그때 쓴 시약과 장비가 무엇이었는지까지 함께 남습니다.

"실험을 했다"를 관리하는 것과 "무엇을 어떻게 했다"를 남기는 것은 다른 일입니다.

왜 실험만 따로 떼는가

여기가 이 글에서 가장 중요한 부분입니다.

과제관리에 담기는 정보와 실험 기록은 쓰임이 다릅니다.

회의록이 조금 늦게 올라왔다고 문제가 되지 않습니다. 진도를 나중에 조정해도 됩니다. 과제관리의 정보는 우리가 보려고 두는 것입니다.

실험 기록은 다릅니다. 허가 자료의 출처가 되고, 감사에서 제출되고, 고객사가 확인합니다. 밖으로 나갑니다.

그래서 검증 대상이 되는 것은 실험 기록입니다. 과제관리 전체를 검증 대상으로 잡을 이유가 없습니다.

한 장으로 보는 차이

합치는 것과 이어지는 것은 다릅니다

둘 다 쓰신다면 합칠 것인가를 고민하실 필요는 없습니다. ELN은 실험이라는 한 활동을 맡는 도구이고 과제관리는 그 전부를 관리하는 것이라, 크기가 다릅니다.

다만 이어져야 합니다. 실험을 기록할 때 어느 과제의 어느 활동인지가 붙어야, 나중에 "이 과제에서 무엇을 했나"를 볼 수 있습니다.

우리도 전자연구노트가 필요합니까

여기까지 읽으시면 둘 다 있어야 할 것 같지만, 대부분의 연구소는 그렇지 않습니다.

저희가 만난 연구소 대부분은 전자연구노트의 필요를 느끼지 않았습니다. 과제관리로 실험 활동을 관리하고, 결과는 보고서로 남깁니다. 그걸로 일이 굴러갑니다.

필요가 생기는 시점은 대개 규정에서 옵니다

공통점이 있습니다. 우리가 보려고 남기는 것이 아니라, 밖에 내놓아야 해서 남기는 것입니다.

앞에서 말씀드린 것과 같은 기준입니다. 검증 대상이 되는 기록이 생길 때 전자연구노트가 필요해집니다.

규정과 상관없이 도입하는 경우

실험 기록을 나중에 다시 찾아 쓰려고 도입하시는 경우도 있습니다.

다만 이건 해야 하는 일이 아니라 하고 싶은 일입니다. 급하지 않으니 뒤로 밀리기 쉽고, 그래서 대부분의 연구소에서 전자연구노트가 계속 미뤄집니다.

먼저 답해야 할 것

"둘 다 필요한가"가 아닙니다.

우리 실험 기록이 규정이나 계약 때문에 밖으로 나갈 일이 있는가. 이 답이 먼저입니다.

그런 요구가 없다면 과제관리만으로도 일은 굴러갑니다.

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