화장품 RA, 판매 국가가 정합니다

현장의 질문들 - 28

RA(Regulatory Affairs, 규제 대응) 업무를 설명한 자료는 많습니다. 성분 규제를 확인하고, 표시사항을 맞추고, 필요한 기술 문서를 준비한다고요.
그런데 그 설명에는 시점이 빠져 있습니다.
어느 나라에 파는지가 정해져야 무엇을 볼지가 정해집니다. 같은 처방이라도 국내만 팔면 확인할 것이 적고, 나라가 늘어나면 그만큼 늘어납니다.
그리고 실무의 문제는 대개 여기서 시작됩니다. 그게 늦게 정해지기 때문입니다.

네 가지를 다시 봐야 합니다

판매 국가가 하나 추가되면 무엇을 다시 보게 될까요.

넷이 서로 다른 곳에 있습니다. 원료는 처방에, 표시는 라벨에, 문서는 품질과 생산에, 자재는 구매에 있습니다.
국가 하나가 정해지면 이 넷을 전부 다시 봐야 합니다. 그리고 한 곳이라도 빠지면 나중에 드러납니다.

그런데 나중에 정해집니다

"처방을 다 만들고 나서 규제를 보면 늦다"는 말은 다들 압니다.
그런데 현장에서 그게 잘 안 되는 이유가 있습니다.
고객사도 처음에는 국내만 생각합니다. 그러다 개발이 진행되면서 수출을 검토합니다. 처방이 거의 끝나갈 무렵에 "일본도 보내려고 한다"가 나옵니다.
그러면 검토할 대상이 없던 상태로 개발이 진행된 것입니다. 늦게 본 것이 아니라 볼 수가 없었습니다.
그리고 그때 걸리면 처음부터 다시입니다. 원료를 바꾸면 처방이 흔들리고, 처방이 흔들리면 샘플을 다시 만들어야 합니다.

먼저 짚어주면 영업이 됩니다

여기서 방향을 바꿀 수 있습니다.
국가가 안 정해졌어도 걸릴 만한 곳은 보입니다. 이 성분이 어느 나라에서 한도에 걸리는지, 어디서는 아예 못 쓰는지.
그걸 먼저 말해주면 됩니다.

고객사가 묻기 전에 우리가 꺼내는 것입니다.

고객사도 규제에는 민감합니다

고객사 입장에서 가장 무서운 것이 나중에 막히는 일입니다. 물건을 다 만들었는데 통관에서 걸리면 그 손실이 큽니다.
그래서 먼저 짚어주면 그 자체가 영업 자료가 됩니다.
확인해 보고 연락드리겠다는 답과, 그 자리에서 "여기는 됩니다, 여기는 이걸 바꾸셔야 합니다"라고 말하는 것은 다릅니다.
관리 범위는 ODM 쪽이 훨씬 넓습니다. 브랜드 기업은 자기가 파는 나라만 보면 되지만, ODM은 어느 고객사가 어디로 갈지 모르기 때문입니다.
그 넓이가 부담이 아니라 무기가 되는 지점이 여기입니다.

다만 정보가 최신이어야 합니다

이건 한 번 만들어두고 끝나는 것이 아닙니다. 규제는 계속 바뀝니다.
갱신은 기본입니다. 그리고 누가 언제 갱신할지가 정해져 있어야 합니다. 정하지 않으면 아무도 안 합니다.

검토는 한 번이 아닙니다

검토를 한 번 하고 끝내면 두 가지가 어긋납니다. 개발 중에는 계속 바뀌고, 개발이 끝난 뒤에는 규제가 바뀝니다.
그래서 성격이 다른 검토가 세 번 있습니다.

짜면서 하는 검토는 참고입니다

배합에 원료를 넣는 순간 걸리는 것이 있는지 보여야 합니다. 다 만들고 나서 보면 늦기 때문입니다.
다만 이건 참고입니다. 배합이 바뀔 때마다 결과도 바뀝니다. 아직 처방이 정해지지 않았으니 당연합니다.
고객사와 나눠도 됩니다. 대신 참고용이라는 것이 드러나야 합니다.
이걸 공식 결과처럼 주면, 바뀔 때마다 고객사가 혼란스러워집니다. 지난주에 받은 것과 이번 주에 받은 것이 다르니까요. 그리고 어느 것이 최종인지 아무도 모르게 됩니다.

확정되면 공식 검토입니다

처방이 정해지면 그때가 공식 검토 시점입니다.
그리고 이건 일정으로 관리되어야 합니다. 결과가 나와야 다음이 갑니다. 표시사항을 만들고, 제출 문서를 준비하고, 자재 사양을 확정하는 일이 전부 여기에 걸려 있습니다.
출하 일정에서 거꾸로 잡아야 합니다. 검토가 언제까지 끝나야 그다음이 도는지요.
여기서 나온 결과가 고객사에 나가는 공식 결과입니다. 참고용과 구분되어야 하고, 시점이 함께 나가야 합니다.

출하 직전에 다시 봅니다

확정 검토를 했어도 시간이 지나면 규제가 바뀔 수 있습니다.
처방은 그대로인데 부적합이 됩니다. 우리가 아무것도 안 바꿨는데요.
그래서 출하 직전 확인이 절차로 들어가 있어야 합니다. 사람이 생각날 때 하는 방식으로는 언젠가 빠집니다.

그리고 무엇이 남아야 합니다

문제가 생기면 "언제 검토했느냐"를 묻게 됩니다.

세 번째가 자주 빠집니다.
검토한 날짜는 남기는데, 그때 우리가 갖고 있던 기준이 언제 것인지는 안 남깁니다. 3월에 검토했어도 그 기준이 작년 것이면 3월에 본 것이 아닙니다.
갱신을 아무리 자주 해도, 어느 시점 것인지가 안 남으면 소용이 없습니다. 그리고 갱신이 밀린 것을 아는 것이 전부 최신으로 유지하는 것보다 먼저입니다. 오래된 줄 알면 그 부분은 조심해서 다룰 수 있습니다.
검토자도 남아야 합니다. 사람마다 보는 깊이가 다르고, 나중에 "이건 왜 이렇게 봤나"를 물어볼 데가 있어야 합니다. 담당자가 바뀌어도 이름이 남아 있으면 찾아갈 수 있습니다.
확인하는 주체가 사람일 수도, 도구일 수도 있습니다. 어느 쪽이든 무엇을 근거로 그렇게 봤는지가 함께 남아야 합니다.

공식 결과에는 시점이 붙어야 합니다

우리 안에만 남으면 부족합니다.
우리는 언제, 어느 기준으로 봤는지를 압니다. 고객사는 "검토했다"만 압니다. 그래서 규제가 바뀌어도 고객사는 그 결과가 여전히 유효하다고 생각합니다.
확정 검토 결과를 드릴 때 시점을 같이 드려야 합니다.
발을 빼는 것처럼 보일 수 있습니다. 반대입니다.
시점이 붙어 있으면 다시 볼 때가 되었을 때 양쪽이 압니다. 출하가 다가오면 고객사도 먼저 묻게 됩니다. 우리가 챙기지 않아도 빠지지 않습니다.

우려도 기록입니다

적합이면 남기기 쉽습니다. 문제는 우려입니다.
이 성분이 그 나라에서 걸릴 수 있다고 짚었는데, 고객사가 그대로 가기로 한 경우입니다.
나중에 막히면 "왜 미리 말 안 했습니까"가 나옵니다. 말했는데 기록이 없으면 안 한 것과 같습니다.

사급자재도 걸립니다

마지막으로 하나 더 있습니다.
고객사가 보낸 용기가 판매 국가 규정에 안 맞으면 통관에서 막힙니다. 전량 폐기되거나 반송됩니다.
그런데 그 자재도, 어느 나라로 가는지도 고객사가 정합니다.
우리가 검토할 수는 있습니다. 정할 수는 없습니다.
그래서 여기서도 같습니다. 검토한 내용과 전달한 의견이 남아야 합니다. 받아서 썼다는 기록만으로는 부족합니다.

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